1 A Tájékoztató célja, hatálya

1.1 Előzmények

2018. május 25-től alkalmazni kell az Európai Unió 2016/679 számú általános adatvédelmi rendeletét, a General Data Protect Regulation-t (a továbbiakban GDPR, vagy Rendelet). A Városi Levéltár és Kutatóintézet (a továbbiakban: Levéltár) a Rendelet értelmében adatkezelőnek minősül, a Rendelet szabályozása a Levéltár által kezelt személyes adatok vonatkozásában is alkalmazandó. Jelen tájékoztatóban a személyes adatok kezelését ismerheti meg.

1.2 A tájékoztató célja

Jelen Tájékoztató célja, hogy a Levéltár, mint Adatkezelő, kutatói, kérelmezői, számára átláthatóvá tegye az általa, a Levéltárban és a honlapjain nyújtott szolgáltatások igénybe vétele során alkalmazott adatkezelési eljárásokat, azért, hogy a természetes személyek személyes adataik kezelésével összefüggő védelméhez kapcsolódó elvek és szabályok a természetes személyek állampolgárságától és lakóhelyétől függetlenül érvényesüljenek. A Levéltár alapvető célja, hogy minden esetben tiszteletben tartsa e természetes személyek alapvető jogait és szabadságait, különösen, ami a személyes adataik védelméhez való jogukat illeti.

1.3 A Levéltár, mint Adatkezelő adatai

Az Intézmény neve: Városi Levéltár és Kutatóintézet
Székhely: 8000 Székesfehérvár, Zichy liget 10.
Adószám: 16698983-1-07
Adatvédelmi tisztviselő neve: dr. Miklós Péter
Elérhetőség:
Email:  info[kukac]doboskohidi.eu
Postacím: 1117 Budapest Völgycsillag utca 4., 6. emelet 2.

1.4 Adatfeldolgozók

Egyes esetekben, az Érintett adatai további adatkezelőkhöz és adatfeldolgozókhoz kerülhetnek. Adatfeldolgozó igénybe vétele esetén a Levéltár szerződéses kötelemként előírja, hogy a szerződött adatfeldolgozó a személyes adatok védelme érdekében betartsa a Rendelet előírásait és rendelkezzen az előírt nyilvántartásokkal is.

A személyes adatok kezelése során az alábbi adatfeldolgozók és adatkezelők kerülnek bevonásra:

Adatkezelő/feldolgozómegnevezése	Az adattovábbításcélja
SZIK (Székesfehérvári Intézményi Központ)	gazdasági és munkaügyi ügyintézés
OEP, NAV, Magyar Államkincstár	foglalkoztatással kapcsolatos adatszolgáltatás, munkavállalói adatok kezelése

1.5 Vonatkozó jogszabályok

A Tájékoztató rendelkezéseinek meghatározása során a Rendelet mellett az alábbi törvények és kapcsolódó jogszabályok rendelkezéseit vettük figyelembe.

• 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról
• 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet, a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről
• 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről
• 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről
  

1.6 A Tájékoztató hatálya

Jelen adatkezelési Tájékoztató hatálya a Levéltár által nyújtott könyvtári, levéltári tevékenységhez kapcsolódó adatkezelésekre terjed ki. A Tájékoztató hatálya nem terjed ki azon adatkezelésekre és szolgáltatásokra, amelyek az Adatkezelőn kívüli harmadik fél szolgáltatásaihoz és egyéb, általuk közzétett tartalomhoz kapcsolódnak.

1.7 A Tájékoztató módosítása

A Levéltár fenntartja a jogot a Tájékoztató egyoldalú módosítására.
A mindenkori hatályos Tájékoztató a Levéltár web oldalán, www.albaarchivum.hu oldalon, illetve a Levéltárban is megtekinthető.


2 Fogalmak

A Tájékoztatóban használt fogalmak jelentése:

Érintett: bármely információ alapján azonosított vagy azonosítható természetes személy;
Azonosítható természetes személy: az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, azonosító szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy fizikai, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;
Személyes adat: az érintettre vonatkozó bármely információ;
Különleges adat: a személyes adatok különleges kategóriáiba tartozó minden adat, azaz a faji vagy etnikai származásra, politikai véleményre, vallási vagy világnézeti meggyőződésre vagy szakszervezeti tagságra utaló személyes adatok, valamint a genetikai adatok, a természetes személyek egyedi azonosítását célzó biometrikus adatok, az egészségügyi adatok és a természetes személyek szexuális életére vagy szexuális irányultságára vonatkozó személyes adatok;
Közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő és tevékenységére vonatkozó vagy közfeladatának ellátásával összefüggésben keletkezett, a személyes adat fogalma alá nem eső, bármilyen módon vagy formában rögzített információ vagy ismeret, függetlenül kezelésének módjától, önálló vagy gyűjteményes jellegétől, így különösen a hatáskörre, illetékességre, szervezeti felépítésre, szakmai tevékenységre, annak eredményességére is kiterjedő értékelésére, a birtokolt adatfajtákra és a működést szabályozó jogszabályokra, valamint a gazdálkodásra, a megkötött szerződésekre vonatkozó adat;
Közérdekből nyilvános adat: a közérdekű adat fogalma alá nem tartozó minden olyan adat, amelynek nyilvánosságra hozatalát, megismerhetőségét vagy hozzáférhetővé tételét törvény közérdekből elrendeli;
Hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes, határozott és megfelelő tájékoztatáson alapuló egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy az akaratát félreérthetetlenül kifejező más magatartás útján jelzi, hogy beleegyezését adja a rá vonatkozó személyes adatok kezeléséhez;
Adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely – törvényben vagy az Európai Unió kötelező jogi aktusában meghatározott keretek között – önállóan vagy másokkal együtt az adat kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az adatfeldolgozóval végrehajtatja;
Adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adaton végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így különösen gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adat további felhasználásának megakadályozása, fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők (pl. ujj- vagy tenyérnyomat, DNS-minta, íriszkép) rögzítése;
Adattovábbítás: az adat meghatározott harmadik személy számára történő hozzáférhetővé tétele;
Közvetett adattovábbítás: személyes adatnak valamely harmadik országban vagy nemzetközi szervezet keretében adatkezelést folytató adatkezelő vagy adatfeldolgozó részére továbbítása útján valamely más harmadik országban vagy nemzetközi szervezet keretében adatkezelést folytató adatkezelő vagy adatfeldolgozó részére történő továbbítása;
Nyilvánosságra hozatal: az adat bárki számára történő hozzáférhetővé tétele;
Adattörlés: az adat felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállítása többé nem lehetséges;
Adatkezelés korlátozása: a tárolt adat zárolása az adat további kezelésének korlátozása céljából történő megjelölése útján;
Adatmegsemmisítés: az adatot tartalmazó adathordozó teljes fizikai megsemmisítése;
Adatfeldolgozás: az adatkezelő megbízásából vagy rendelkezése alapján eljáró adatfeldolgozó által végzett adatkezelési műveletek összessége;
Adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely – törvényben vagy az Európai Unió kötelező jogi aktusában meghatározott keretek között és feltételekkel – az adatkezelő megbízásából vagy rendelkezése alapján személyes adatokat kezel;
Adatfelelős: az a közfeladatot ellátó szerv, amely az elektronikus úton kötelezően közzéteendő közérdekű adatot előállította, illetve amelynek a működése során ez az adat keletkezett;
Adatközlő: az a közfeladatot ellátó szerv, amely – ha az adatfelelős nem maga teszi közzé az adatot – az adatfelelős által hozzá eljuttatott adatot honlapon közzéteszi;
Harmadik személy: olyan természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére irányuló műveleteket végeznek;
Harmadik ország: minden olyan állam, amely nem EGT-állam;
Profilalkotás: személyes adat bármely olyan – automatizált módon történő – kezelése, amely az érintett személyes jellemzőinek, különösen a munkahelyi teljesítményéhez, gazdasági helyzetéhez, egészségi állapotához, személyes preferenciáihoz vagy érdeklődéséhez, megbízhatóságához, viselkedéséhez, tartózkodási helyéhez vagy mozgásához kapcsolódó jellemzőinek értékelésére, elemzésére vagy előrejelzésére irányul;
Címzett: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely részére személyes adatot az adatkezelő, illetve az adatfeldolgozó hozzáférhetővé tesz;
Álnevesítés: személyes adat olyan módon történő kezelése, amely – a személyes adattól elkülönítve tárolt – további információ felhasználása nélkül megállapíthatatlanná teszi, hogy a személyes adat mely érintettre vonatkozik, valamint műszaki és szervezési intézkedések megtételével biztosítja, hogy azt azonosított vagy azonosítható természetes személyhez ne lehessen kapcsolni;

Amennyiben a mindenkori hatályos információszabadság jogszabály (jelen szabályzat megalkotásakor az Infotv.) fogalommagyarázatai eltérnek jelen szabályzat fogalommagyarázataitól, akkor a jogszabály által meghatározott fogalmak az irányadóak.


3 A Levéltár által kezelt személyes adatok köre

3.1 A kezelt személyes adatok köre

1. A Levéltár által nyújtott könyvtári, levéltári tevékenységhez kapcsolódó adatkezelés során a Kutató, és kérelmező alábbi személyes adatait kezelheti: név, lakcím, születési hely és idő, anyja neve, email cím, telefonszám, szem. igazolvány/útlevél száma. adatkezelés helye (1995.évi LXVI. tv. 24.§), kutatás tárgya és témája.
2. A Levéltár szerződéseivel kapcsolatban kezeli a szerződő fél képviselőjének és szerződéses kapcsolattartójának adatait.
3. Eseti megkeresések, email, levél, telefon megkeresés esetén az Érintett fél kapcsolattartási adatai, az információadáshoz vagy a szolgáltatás nyújtásához szükséges mértékben és ideig
4. Adatkezelő munkavállalói adatainak kezelése, a jogszabályokban előírt kötelezettségek teljesítéséhez.
5. A Levéltár honlapja bárki által megtekinthető előzetes regisztráció nélkül. A honlap megtekintése során a rendszer statisztikai célból tárol csak adatokat, illetve azok az oldal megjelenítésének optimalizálása és biztonsága érdekében használ fel. Személyes adatok tárolása nem történik.

3.2 Az adatkezelések jogalapja és célja

A Levéltár Adatkezelési Szabályzatában meghatározott módokon, az adatkezelés jogalapja az Érintett adatainak kezelése tekintetében, elsősorban az alábbiakban határozható meg:

• Jogi kötelezettségek teljesítése végett a 27/2015. (V. 27.) EMMI rendelet, értelmében a kutatási tevékenység igénybe vétele esetén az érintett köteles, kutatási kérelmet kitölteni és ott a személyes adatait megadni.
• Jogi kötelezettség teljesítése érdekében (bér, adózás, munkavédelmi, stb. szabályok szerint);
• Szerződéses kötelezettség teljesítése;
• Érintett hozzájárulása;

Az adatkezelések célja:

• Levéltár által nyújtott könyvtári, levéltári tevékenységhez kapcsolódó kutatások nyilvántartása, és igazolása;
• Hiteles, Kivonatos másolatok kiállítása, átadása, és annak dokumentálása;
• Jogi kötelezettségek teljesítése;

3.3 Adatkezelés időtartama

A Levéltár a személyes adatokat a kötelező jogszabályi előírásoknak megfelelően az alábbi időtartamig kezeljük.

• a kutatási kérelmeken szereplő személyes adatokat a kutatás befejezésétől számított 15 évig;
• a hiteles, kivonatos másolatok igényléséhez szükséges dokumentumok és azon szereplő személyes adatok nem selejtezhetőek.

4 Az adatkezeléssel kapcsolatos jogok gyakorlása

A Levéltár az adatokat az Infotv. 4. §-ban meghatározott elvek érvényesítése mellett kezeli továbbá az Infotv. 14. §-ban meghatározottak szerint biztosítja az Érintetti jogokat.

Ennek értelmében az Érintett személyes adataihoz jogosult hozzáférni, azokról tájékoztatást kérni, továbbá jogosult a személyes adatai helyesbítését vagy törlését kérni, illetve élhet az adatkezelés korlátozásához (zárolásához) való jogával.

4.1 Tájékoztatáshoz való jog

Az Érintett jogosult adatainak kezelésével kapcsolatban az átlátható tájékoztatásra, információra adatainak kezelését illetően, továbbá az Érintett jogainak gyakorlására vonatkozó lehetőségekről.

A Levéltár az Érintett adatkezelésére vonatkozó információkat e tájékoztatóban a honlapon illetve a Levéltár portáján elhelyezett nyomtatott formában is elérhetővé teszi. További írásbeli tájékoztatásért a Levéltár Adatvédelmi tisztviselőéhez fordulhat.

Az Érintett jogosult, hogy hozzáférjen a rá vonatkozóan gyűjtött adatokhoz, valamint arra, hogy egyszerűen és észszerű időközönként, az adatkezelés jogszerűségének megállapítása és ellenőrzése érdekében gyakorolja e jogát

4.2 Az Érintettek hozzáférési joga

Az Érintett jogosult arra, hogy a Levéltártól, mint adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy milyen jellegű személyes adatainak kezelése van folyamatban, továbbá jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:

1. az adatkezelés céljai;
2. az Érintett személyes és egészségügyi adatok kategóriái;
3. azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes és egészségügyi adatokat közölték vagy közölni fogják;
4. adott esetben a személyes és egészségügyi adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ezen időtartam meghatározásának szempontjai.
5. az Érintett joga, a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítéséhez, törléséhez, vagy az adatkezelés korlátozásához, továbbá a személyes adatok kezelése elleni tiltakozáshoz;
6. a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;
7. ha az adatokat nem az Érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó információ;
8. az esetleges automatizált döntéshozatal ténye, az alkalmazott logikára vonatkozó érthető információk, továbbá az az információ, hogy adatkezelés a Felhasználóra nézve milyen várható következményekkel jár.

A Levéltár a kezelt személyes adatok másolatait kérésre az Érintett rendelkezésére bocsátja.

4.3 Helyesbítéshez való jog

Az Érintett jogosult arra, hogy kérésére a Levéltár indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat. Figyelembe véve az adatkezelés célját, az Érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését.

4.4 Törléshez való jog

A törléshez való jogot a Rendelet más néven „az elfeledtetéshez való jog”-nak nevezi.

Az Érintett jogosult arra, hogy kérésére a Levéltár indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, az egyéb feltételek fennállása esetén. A törlés joga nem vonatkozik a jogszabályi, vagy belső szabályzat által meghatározott kötelező adatkezelésekre.

A Levéltárnak egyes esetekben jogi kötelezettsége áll fenn bizonyos adatok kezelése tekintetében, ezért az adatok törlési kérelme nem teljesíthető különösen a személyes adatok kezelését előíró, a Levéltárra alkalmazandó jogi kötelezettség teljesítésére vonatkozóan.

Egyéb esetekben a törléshez való jog a Rendelet vonatkozó fejezetei alapján gyakorolható.

4.5 Az adatkezelés korlátozásához való jog

Az Érintett jogosult arra, hogy kérésére a Levéltár korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:

• az Érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy a Levéltár ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;
• az adatkezelés jogellenes és az Érintett ellenzi az adatok törlését és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
• A Levéltárnak már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az Érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez.

Ha az Érintett tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy a Levéltár jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az Érintett jogos indokaival szemben.

4.6 A tiltakozáshoz való jog

Az Érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak kezelése ellen. Ebben az esetben a Levéltár a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, vagy védelméhez kapcsolódnak.

4.7 Automatizált döntéshozatal

A Levéltár nem folytat automatizált döntéshozatalt Kutatói, Kérelmezői esetében.

5 A személyes adatok kezelésére vonatkozó elvek

A Rendelet 5. cikke határozza meg az adatkezelésre vonatkozó elveket. Ezen szempontok érvényesülését a Levéltár minden egyes azonosított adatkezelése során biztosítja.

5.1 Jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság elve

A személyes adatok kezelését minden esetben jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon végezzük. Az érintettek számára átláthatónak kell lennie, hogy a rájuk vonatkozó személyes adataikat hogyan gyűjtik, használják fel, azokba hogyan tekintenek bele, vagy milyen egyéb módon kezelik, valamint azzal összefüggésben, hogy a személyes adatokat milyen mértékben kezelik, vagy fogják kezelni.

Az átláthatóság elvének szellemében, a Levéltár biztosítja, hogy a személyes adatok kezelésével összefüggő tájékoztatás, illetve kommunikáció könnyen hozzáférhető és közérthető, valamint, hogy azt világosan és egyszerű nyelvezettel fogalmazza meg.

5.2 Célhoz kötöttség elve

A Levéltár biztosítja, hogy a személyes adatok gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történjen, és azokat ne kezeljék ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon („célhoz kötöttség”). Ha az adatkezelés egyszerre több célt is szolgál, akkor a hozzájárulást az összes adatkezelési célra vonatkozóan megkéri.

5.3 Adattakarékosság elve

Az adatkezelés céljai megfelelőek és relevánsak és a szükséges mértékre korlátozódnak.

5.4 Pontosság elve

A személyes adatoknak, pontosnak és szükség esetén naprakésznek kell lenniük; a Levéltárnak minden észszerű intézkedést meg kell tennie annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul töröljék, vagy helyesbítsék („pontosság”).

A Levéltár biztosítja az érintett jogát arra, hogy kérésére az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat.

5.5 Korlátozott tárolhatóság elve

A személyes adatok tárolása olyan formában történik, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé („korlátozott tárolhatóság”).

Annak biztosítása érdekében, hogy a személyes adatok tárolása a szükséges időtartamra korlátozódjon, az Adatkezelő törlési, vagy rendszeres felülvizsgálati határidőket állapít meg.

5.6 Integritás és bizalmas jelleg

A személyes adatok kezelését a Levéltár úgy végzi, hogy megfelelő technikai és szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítva legyen a személyes adatok megfelelő biztonsága, az adatok jogosulatlan, vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelme. Illetve a Levéltár titkosítással látja el elektronikus úton továbbított személyes adatokat („integritás és bizalmas jelleg”).


6 Jogorvoslat

6.1 Információ, panasz

Amennyiben Ön úgy véli, hogy személyes adatainak kezeléséhez fűződő jogai sérültek, tájékoztatásért és jogainak gyakorlásáért a Levéltár Adatvédelmi tisztviselőjéhez fordulhat.

6.2 Panasz ügyintézés a Hatóságnál

Jogainak érvényesítése érdekében az érintett a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság vizsgálatát kezdeményezheti az adatkezelő intézkedése jogszerűségének vizsgálata céljából.

A Hatóság elérhetősége:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Postacím: 1530 Budapest, Pf.: 5.
cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c
Telefon: +36 (1) 391-1400
Fax: +36 (1) 391-1410
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
URL: http://naih.hu

6.3 Bíróság

Lehetősége van adatainak védelme érdekében bírósághoz fordulni, amely az ügyben soron kívül jár el. Ebben az esetben szabadon eldöntheti, hogy a lakóhelye (állandó lakcím) vagy a tartózkodási helye (ideiglenes lakcím) szerinti törvényszéknél (http://birosag.hu/torvenyszekek) nyújtja-e be keresetét. A lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszéket megkeresheti a http://birosag.hu/ugyfelkapcsolati-portal/birosag-kereso oldalon.